Το Microsoft 365 φιλοξενεί πλέον μερικά από τα σημαντικότερα δεδομένα μιας επιχείρησης: εταιρικό email στο Exchange Online, αρχεία χρηστών στο OneDrive και κοινόχρηστα έγγραφα στο SharePoint.
Επειδή οι υπηρεσίες της Microsoft διαθέτουν ενσωματωμένους μηχανισμούς ανθεκτικότητας και ανάκτησης, δημιουργείται συχνά μια εύλογη ερώτηση: χρειάζεται μια επιχείρηση ξεχωριστή στρατηγική backup για το Microsoft 365;
Η απάντηση δεν είναι ένα απλό «ναι» ή «όχι». Πρέπει πρώτα να ξεχωρίσουμε τη διαθεσιμότητα της υπηρεσίας, τους ενσωματωμένους μηχανισμούς διατήρησης και ανάκτησης δεδομένων και ένα οργανωμένο backup/recovery σύστημα που έχει σχεδιαστεί για συγκεκριμένα Business Continuity και Disaster Recovery σενάρια.
Το Microsoft 365 δεν έχει ήδη προστασία δεδομένων;
Ναι. Οι υπηρεσίες Microsoft 365 διαθέτουν ενσωματωμένη ανθεκτικότητα.
Η Microsoft χρησιμοποιεί πολλαπλά φυσικά αντίγραφα δεδομένων για υπηρεσίες όπως OneDrive, SharePoint και Exchange Online, ώστε να μειώνεται ο κίνδυνος απώλειας δεδομένων από προβλήματα της ίδιας της υποδομής.
Αυτό είναι σημαντικό, αλλά δεν απαντά σε κάθε επιχειρηματικό σενάριο ανάκτησης.
Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να χρειαστεί να επιστρέψει μεγάλο όγκο δεδομένων σε προηγούμενη υγιή κατάσταση μετά από:
- ransomware,
- μαζική κατά λάθος διαγραφή,
- κακόβουλη διαγραφή από εσωτερικό χρήστη,
- μαζικό overwrite ή αλλοίωση αρχείων,
- άλλο περιστατικό που επηρεάζει σημαντικό μέρος των εταιρικών δεδομένων.
Σε τέτοια περιστατικά, η κρίσιμη ερώτηση δεν είναι μόνο αν υπάρχουν αντίγραφα των δεδομένων στην υποδομή του provider. Είναι πόσο γρήγορα, με ποια granularity και μέχρι ποιο προηγούμενο χρονικό σημείο μπορεί η επιχείρηση να επαναφέρει τα δεδομένα που χρειάζεται.
Τι είναι το Microsoft 365 Backup;
Το Microsoft 365 Backup είναι υπηρεσία backup και recovery της Microsoft για δεδομένα που βρίσκονται στο Microsoft 365.
Σύμφωνα με την τρέχουσα επίσημη τεκμηρίωση, μπορεί να προστατεύσει όλα ή επιλεγμένα:
- Exchange Online mailboxes,
- OneDrive accounts,
- SharePoint sites.
Η υπηρεσία είναι σχεδιασμένη με έμφαση στο Business Continuity και στην ταχεία αποκατάσταση μεγάλου όγκου περιεχομένου μετά από περιστατικά όπως ransomware, accidental deletion, malicious deletion ή overwrite.
Μπορεί να χρησιμοποιηθεί απευθείας μέσω του Microsoft 365 admin center. Υπάρχουν επίσης λύσεις συνεργατών που βασίζονται στην πλατφόρμα Microsoft 365 Backup Storage και μπορούν να προσφέρουν διαφορετικά management workflows ή πρόσθετες δυνατότητες.
Τι προστατεύει στο Exchange Online;
Για το Exchange Online, η μονάδα προστασίας είναι ο λογαριασμός Exchange του χρήστη.
Η υπηρεσία υποστηρίζει restore σε επίπεδο mailbox items, όπως:
- email,
- contacts,
- calendar items,
- tasks.
Μπορεί να πραγματοποιηθεί full ή granular item restore για τροποποιημένα ή πλήρως διαγραμμένα αντικείμενα.
Τα restored mailbox items επιστρέφουν στο τρέχον mailbox του χρήστη και μπορούν να αποκατασταθούν σε νέο folder μέσα σε αυτό. Δεν πρέπει επομένως να θεωρείται ότι κάθε restore λειτουργεί όπως μια γενική μεταφορά ολόκληρου mailbox σε οποιονδήποτε άλλο λογαριασμό.
Τι προστατεύει στο OneDrive;
Στο OneDrive, η μονάδα backup είναι το OneDrive account.
Η υπηρεσία μπορεί να πραγματοποιήσει restore ενός προστατευμένου OneDrive σε προηγούμενο point in time.
Η επαναφορά μπορεί να γίνει στην ίδια ή σε νέα διεύθυνση, ανάλογα με το restore scenario και τις διαθέσιμες επιλογές.
Ένα full OneDrive rollback στην προηγούμενη κατάσταση χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή: η επαναφορά σε προηγούμενο point in time μπορεί να αντικαταστήσει περιεχόμενο και metadata που δημιουργήθηκαν ή άλλαξαν μετά από εκείνο το χρονικό σημείο.
Για αυτό ένα restore δεν πρέπει να ξεκινά χωρίς να έχει προηγηθεί αξιολόγηση του περιστατικού και του επιθυμητού recovery point.
Τι προστατεύει στο SharePoint;
Για το SharePoint, η μονάδα backup είναι το SharePoint site.
Η Microsoft υποστηρίζει full site restore σε προηγούμενο point in time, είτε στην ίδια είτε σε νέα διεύθυνση ανάλογα με το restore scenario.
Όπως και στο OneDrive, ένα rollback πρέπει να σχεδιάζεται προσεκτικά, επειδή στόχος είναι να επιστρέψει το προστατευμένο περιεχόμενο στην προηγούμενη κατάσταση. Αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν μετά το επιλεγμένο recovery point μπορεί επομένως να επηρεαστούν.
Πόσο πίσω μπορεί να πάει το Microsoft 365 Backup;
Η Microsoft επιτρέπει σήμερα το recovery window να ρυθμίζεται μέσω της backup policy σε:
- 3 μήνες,
- 6 μήνες,
- 1 έτος,
- 2 έτη.
Οι υπάρχουσες policies και artifacts που δεν έχουν αλλάξει χρησιμοποιούν ως default recovery window το ένα έτος.
Το recovery window δεν πρέπει να συγχέεται με τη συχνότητα των διαθέσιμων restore points.
Πόσο συχνά δημιουργούνται Restore Points;
Η συχνότητα διαφέρει ανά workload.
Για Exchange Online, η Microsoft αναφέρει restore points ανά 10 λεπτά για το προηγούμενο διάστημα έως 52 εβδομάδες.
Για OneDrive και SharePoint, υπάρχουν restore points ανά 10 λεπτά για τις προηγούμενες δύο εβδομάδες και εβδομαδιαία restore points για το παλαιότερο διάστημα έως 52 εβδομάδες.
Αν έχει επιλεγεί μεγαλύτερο recovery window, η διατήρηση μπορεί να φτάνει έως δύο έτη σύμφωνα με την backup policy, αλλά η διαθεσιμότητα και η πυκνότητα των restore points δεν πρέπει να θεωρούνται ίδιες για κάθε workload και κάθε χρονικό διάστημα.
Γιατί το Restore είναι σημαντικότερο από το να λέμε απλώς «έχουμε Backup»;
Ένα backup έχει επιχειρηματική αξία μόνο αν μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν πραγματικά χρειαστεί.
Σε ένα σοβαρό ransomware incident, για παράδειγμα, μπορεί να μην αρκεί η επαναφορά ενός μεμονωμένου αρχείου. Η επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται να αποκαταστήσει εκατοντάδες OneDrive accounts, SharePoint sites ή mailboxes.
Για αυτό η Microsoft δίνει ιδιαίτερη έμφαση στην ταχύτητα recovery του Microsoft 365 Backup.
Η πραγματική διάρκεια ενός restore εξαρτάται από πολλούς παράγοντες, όπως τον αριθμό των protection units, τον όγκο και τον αριθμό των αντικειμένων και τον τύπο restore. Για OneDrive και SharePoint, η χρήση των προτεινόμενων express restore points μπορεί επίσης να επηρεάσει σημαντικά την ταχύτητα.
Για μια επιχείρηση, επομένως, το σωστό ερώτημα είναι:
Αν αύριο χάσουμε ή αλλοιωθούν μαζικά τα δεδομένα μας, σε πόσο χρόνο μπορούμε να επιστρέψουμε σε αποδεκτή λειτουργική κατάσταση;
Αυτό συνδέει το backup με το Recovery Time Objective (RTO) και το συνολικό Business Continuity Plan της επιχείρησης.
Πώς προστατεύονται τα Backups;
Σύμφωνα με τη Microsoft, το Microsoft 365 Backup χρησιμοποιεί append-only storage για τα προστατευμένα δεδομένα και τα backups δεν μπορούν να τροποποιηθούν από τις κανονικές client εφαρμογές.
Η Microsoft αναφέρει επίσης ότι τα backups παραμένουν μέσα στο Microsoft 365 data trust boundary και ακολουθούν τις γεωγραφικές απαιτήσεις data residency του tenant.
Αυτά τα χαρακτηριστικά είναι σημαντικά σε ransomware και malicious overwrite scenarios, επειδή ο στόχος δεν είναι μόνο να υπάρχει προηγούμενο αντίγραφο αλλά και να μην μπορεί ένας συνηθισμένος client process να αλλοιώσει τα προστατευμένα backup copies.
Πόσο κοστίζει το Microsoft 365 Backup;
Το Microsoft 365 Backup δεν χρησιμοποιεί το κλασικό μοντέλο άδειας ανά χρήστη. Είναι pay-as-you-go υπηρεσία βάσει κατανάλωσης.
Η τρέχουσα list price που δημοσιεύει η Microsoft για την native υπηρεσία είναι 0,15 δολάρια ΗΠΑ ανά GB προστατευμένου περιεχομένου τον μήνα. Τα restores δεν χρεώνονται ξεχωριστά από τη Microsoft.
Η πραγματική χρέωση δεν υπολογίζεται μόνο από το εμφανές μέγεθος των ενεργών δεδομένων. Στον υπολογισμό μπορούν να συμμετέχουν επίσης deleted και versioned δεδομένα που διατηρούνται για recovery, καθώς και online archive δεδομένα σε προστατευμένα mailboxes.
Για αυτό το κόστος πρέπει να υπολογίζεται με βάση τα πραγματικά δεδομένα του tenant και το επιλεγμένο scope προστασίας και όχι απλώς με βάση τον αριθμό εργαζομένων.
Η Microsoft αναφέρει ότι η native υπηρεσία δεν απαιτεί ξεχωριστή Microsoft 365 Backup user license, πέρα από τις κατάλληλες άδειες SharePoint ή Exchange Online για τα source δεδομένα που προστατεύονται. Για τη ρύθμιση της pay-as-you-go υπηρεσίας απαιτείται σύνδεση με Azure subscription.
Αν χρησιμοποιείται λύση τρίτου κατασκευαστή πάνω στο Microsoft 365 Backup Storage, το licensing, η τιμολόγηση και οι πρόσθετες δυνατότητες της συγκεκριμένης λύσης πρέπει να αξιολογούνται ξεχωριστά.
Microsoft 365 Backup ή λύση τρίτου κατασκευαστή;
Δεν υπάρχει μία επιλογή που είναι σωστή για κάθε επιχείρηση.
Το native Microsoft 365 Backup έχει το πλεονέκτημα ότι λειτουργεί μέσα στην υποδομή Microsoft 365 και είναι σχεδιασμένο για γρήγορη αποκατάσταση των υποστηριζόμενων Microsoft workloads.
Μια τρίτη backup πλατφόρμα μπορεί, ανάλογα με το προϊόν, να προσφέρει διαφορετικές δυνατότητες, retention models, management interfaces ή προστασία και άλλων SaaS/cloud/on-premises workloads από ένα κοινό περιβάλλον.
Η επιλογή πρέπει να βασίζεται στις πραγματικές απαιτήσεις recovery και όχι στην υπόθεση ότι «Microsoft σημαίνει πάντα native» ή ότι «third-party σημαίνει πάντα καλύτερο backup».
Τι πρέπει να ελέγξει μια επιχείρηση πριν επιλέξει λύση;
- Τι δεδομένα πρέπει να προστατεύονται; Exchange, OneDrive και SharePoint ή και άλλα SaaS/on-premises συστήματα;
- Πόσο πίσω πρέπει να μπορεί να γίνει recovery; Τρεις μήνες, ένα έτος, δύο έτη ή διαφορετικό retention;
- Ποιο είναι το αποδεκτό RTO; Πόσες ώρες μπορεί η επιχείρηση να λειτουργήσει χωρίς τα συγκεκριμένα δεδομένα;
- Ποιο είναι το αποδεκτό RPO; Πόσο πρόσφατο πρέπει να είναι το διαθέσιμο recovery point;
- Χρειάζεται granular ή μαζικό restore;
- Πόσο κοστίζει ο πραγματικός όγκος προστατευμένων δεδομένων;
- Ποιος μπορεί να αλλάζει backup policies και να πραγματοποιεί restores;
- Πώς προστατεύεται η backup administration από παραβιασμένο administrator account;
- Πώς παρακολουθούνται και ελέγχονται τα restore actions;
- Έχει δοκιμαστεί πραγματικά η διαδικασία recovery;
Πρέπει να κάνουμε Backup ολόκληρο το Microsoft 365;
Όχι απαραίτητα.
Η σωστή backup στρατηγική ξεκινά από το business impact και όχι από την ιδέα ότι κάθε byte πρέπει να προστατεύεται με τον ίδιο τρόπο.
Μια επιχείρηση μπορεί να έχει:
- κρίσιμα mailboxes που απαιτούν ισχυρό recovery,
- SharePoint sites με σημαντικά εταιρικά έγγραφα,
- OneDrive accounts βασικών στελεχών ή ομάδων,
- και παράλληλα δεδομένα χαμηλότερης αξίας που δεν χρειάζονται το ίδιο recovery window.
Το Microsoft 365 Backup επιτρέπει την προστασία όλων ή επιλεγμένων accounts και sites. Αυτό επιτρέπει το scope να σχεδιαστεί με βάση τον κίνδυνο, τις επιχειρησιακές απαιτήσεις και το κόστος.
Backup δεν σημαίνει Business Continuity
Ακόμη και ένα σωστά λειτουργικό Microsoft 365 Backup δεν αποτελεί από μόνο του ολοκληρωμένο Business Continuity ή Disaster Recovery Plan.
Μια πραγματική διακοπή μπορεί να αφορά περισσότερα από τα δεδομένα του Microsoft 365:
- identity και πρόσβαση χρηστών,
- endpoints,
- network infrastructure,
- ERP ή λογιστικές εφαρμογές,
- on-premises servers,
- άλλες SaaS υπηρεσίες,
- τηλεφωνία και επικοινωνίες,
- διαδικασίες λειτουργίας της επιχείρησης.
Το backup είναι επομένως ένα μέρος του συνολικού σχεδίου ανάκαμψης.
Το σημαντικότερο βήμα: Δοκιμάστε το Restore
Ένα από τα συχνότερα λάθη στη στρατηγική backup είναι ότι ελέγχεται αν «τρέχει το backup», αλλά όχι αν η επιχείρηση μπορεί πράγματι να ανακτήσει τα δεδομένα που χρειάζεται.
Οι restore διαδικασίες πρέπει να είναι τεκμηριωμένες και να δοκιμάζονται με ελεγχόμενο τρόπο, λαμβάνοντας υπόψη τους περιορισμούς και τις οδηγίες της χρησιμοποιούμενης υπηρεσίας.
Στο Microsoft 365 Backup, η Microsoft διατηρεί restore session history και καταγράφει τις σχετικές ενέργειες. Η ίδια η τεκμηρίωση επίσης ξεχωρίζει τα πραγματικά recovery restores από τα restores που πραγματοποιούνται αποκλειστικά για testing και θέτει συγκεκριμένες οδηγίες για τη συχνότητα των δοκιμαστικών restores.
Ο στόχος μιας δοκιμής δεν είναι απλώς να εμφανιστεί το μήνυμα «restore completed». Είναι να επιβεβαιωθεί ότι η ομάδα γνωρίζει:
- ποιος ξεκινά το recovery,
- ποιο recovery point επιλέγεται,
- ποια δεδομένα επηρεάζονται,
- πώς ελέγχεται το αποτέλεσμα,
- και πόσο χρόνο χρειάζεται η πραγματική διαδικασία.
Άρα, χρειάζεται Backup το Microsoft 365;
Το Microsoft 365 διαθέτει ισχυρούς ενσωματωμένους μηχανισμούς service και data resiliency. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι κάθε επιχείρηση έχει αυτομάτως το recovery model που απαιτεί ο δικός της επιχειρηματικός κίνδυνος.
Η ανάγκη για Microsoft 365 Backup ή άλλη backup λύση πρέπει να προκύπτει από συγκεκριμένες ερωτήσεις:
- Ποια δεδομένα είναι κρίσιμα;
- Πόση απώλεια δεδομένων είναι αποδεκτή;
- Πόσο γρήγορα πρέπει να γίνει η αποκατάσταση;
- Πόσο πίσω πρέπει να μπορούμε να επιστρέψουμε;
- Τι συμβαίνει σε ransomware ή μαζική διαγραφή;
- Έχουμε δοκιμάσει ότι το recovery λειτουργεί στην πράξη;
Αν η επιχείρηση δεν μπορεί να απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις, το πρώτο βήμα δεν είναι απαραίτητα η αγορά ενός backup προϊόντος. Είναι η δημιουργία μιας σαφούς backup και recovery στρατηγικής.
Πώς μπορεί να βοηθήσει η DataShield
Η DataShield μπορεί να αξιολογήσει το Microsoft 365 περιβάλλον και τις πραγματικές ανάγκες ανάκτησης μιας επιχείρησης, ώστε να καθοριστούν τα κρίσιμα δεδομένα, το απαιτούμενο retention, τα RPO/RTO και το κατάλληλο backup scope.
Η αξιολόγηση μπορεί επίσης να εξετάσει αν οι υπάρχοντες μηχανισμοί Microsoft 365 καλύπτουν τις επιχειρηματικές απαιτήσεις ή αν χρειάζεται Microsoft 365 Backup, τρίτη backup λύση ή διαφορετικός συνδυασμός controls.
Ένα Free IT Audit μπορεί να αποτελέσει το πρώτο βήμα για να εντοπιστούν κενά στο backup, στο recovery και στη συνολική Business Continuity στρατηγική της επιχείρησης.
